Evenementen medewerker (tijdelijk)

Wij zijn op zoek naar een Evenementenmedewerker. Het gaat om het voorbereiden, organiseren en daadwerkelijk aanwezig zijn van een digitale markt in september 2022. Kleine greep van de voorbereidingen:
– Uitvraag in teamsomgeving welke allemaal deelnemen. Er is een excellijst. Hierin geven ze voor een bepaalde datum aan of ze wel of niet deelnemen aan de markt. Eventueel geven ze ook een tijdslot aan, maar om het niet een te ingewikkelde puzzel te laten worden moeten ze de hele tijd beschikbaar zijn;
– Op basis van de ingevulde excel puzzelen we alles samen in de timetable. Ze worden ingedeeld in een van de rondes en kunnen vanaf dat moment inzien hoe laat ze moeten. 
– Als de timetable compleet is maken we een aparte Teamsvergadering aan. We nodigen contactpersonen hiervoor uit, zodat het evenement in hun agenda komt te staan. Vaak worden vergaderingen geweigerd of vragen mensen wat voor afspraak dit is, dus daar moeten we op reageren. In deze teamsvergaderingen dienen de instellingen ook aangepast te worden;
– We maken vervolgens een website aan met een banner, registratieformulier en een programma-/livestreampagina. Aan de achterkant laden we daarvoor alle teamslinkjes in. Dit komt heel nauw, anders komen bezoekers niet in de juiste vergadering;

Communicatiecampagne: Met Marketing collega bespreken van een campagne om ze te bereiken via sociale media. De campagne bestaat uit een Think & Do fase. Hierin zit ook het maken van videocontent met de Beeldmakers en het maken en uitzetten van de briefing. Tijdens het evenement:
– We checken of het goed gaat met inloggen naar Teams;
– We checken elke ronde of alle teamsvergaderingen lopen (Vaak 10 vergaderingen per ronde, die op hetzelfde moment starten;
– We checken of de contactpersoon aanwezig is en zo niet, dan bellen we hem/haar in;
– We zijn bereikbaar voor vragen over Teams, het presenteren in Teams e.d. á la helpdesk;
– We vangen vragen op in de mailbox;
– Als ze achteraf een presentatie willen toesturen filteren we de lijst met aanwezigen, zodat we die kunnen delen met de contactpersoon;
– Een persoon vanuit Team Evenementen kan tijden de uitvoer standby staan om eventuele aanpassingen direct door te voeren.

Communicatie: De communicatie rondom de markten wordt voornamelijk via de Teamsomgeving van de markt gedaan. Deze teamsomgeving is de afgelopen vier edities effectief gebruikt in de periode van september 2020 tot en met nu. Hierin bevinden zich op dit moment 141 collega’s die betrokken zijn bij de markt.

FUNCTIE EISEN- EN WENSEN:

• Maximaal tarief €60,- (all-in, excl. BTW)
• Ervaring hebben met het organiseren van een digitaal evenement.

Bijzonderheden: Het inwerken wordt gedaan door collega's van evenementen. Je werkt samen met marketing collega's en met communicatie collega's.

Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie en onderbouwing. 

Geef ook in je CV het volgende aan:

Datum beschikbaarheid;
Hoeveel uur per week;
Vakanties of belemmeringen;
(concreet) Lopende sollicitaties/intakes;
Vakantie;
Uurtarief ex BTW, inclusief reis- en verblijfkosten of Salarisindicatie.

Deze opdracht heeft een uiterste reactiedatum om meegenomen te worden in de procedure. Deze datum is: woensdag 20 juli 2022

Deze opdracht / vacature is verlopen. Bekijk onze actuele lijst met opdrachten / vacatures of maak een job alert aan en ben nooit meer te laat.