Interim Secretaresse

Als secretarieel ondersteuner bied je brede ondersteuning aan het Kernteam en de processen van andere afdeling. In deze rol is geen dag hetzelfde en ben je echt hét aanspreekpunt voor jouw teamleden. Je ondersteunt hen bij de organisatie en uitvoering van hun dagelijkse werkzaamheden.

Werkzaamheden die jij gaat oppakken zijn:

• Agendabeheer van de vijf collega’s binnen het kernteam;
• Het organiseren, voorbereiden en inplannen van complexe vergaderingen en projectoverleggen;
• Ondersteunen bij de voorbereiding van overleggen/bijeenkomsten;
• Ondersteunen bij het opstellen van bestuurlijke stukken (MT/DB);
• Bewaken van het overzicht en aanjagen van lopende acties;
• Het bewaken en begeleiden van de uitgifte van de vergaderstukken;
• Verzorgen van juiste verslaglegging en bijhouden van actielijsten;
• Ondersteunen in processen voor het team (zoals het aanmaken van inkoopdossiers).

Door jouw professionele ondersteuning zorg je ervoor dat de teamleden hun werkzaamheden optimaal kunnen uitvoeren. Je werkt in grote mate zelfstandig en bent proactief. Je bent nieuwsgierig, breed georiënteerd en op de hoogte van de lopende zaken binnen de teams. Je weet op het juiste moment zelfstandig acties op te zetten (werk uit handen te nemen), te monitoren en te structureren.  

 

 

FUNCTIE EISEN/ -WENSEN:

• Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4;
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als secretarieel ondersteuner;
• Beschikbaar per 15 november 2022 tot en met 15 november 2023 voor 16 tot 24 uur;
• Aantoonbare werkervaring met agendabeheer in een complexe omgeving;
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretarieel ondersteuner bij een overheidsorganisatie;
• Aantoonbare werkervaring met het systeem Decos/JOIN.

Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie en onderbouwing. 

Geef ook in je CV het volgende aan:

Datum beschikbaarheid;
Hoeveel uur per week;
Vakanties of belemmeringen;
(concreet) Lopende sollicitaties/intakes;
Vakantie;
Uurtarief ex BTW, inclusief reis- en verblijfkosten of Salarisindicatie..

Deze opdracht heeft een uiterste reactiedatum om meegenomen te worden in de procedure. Deze datum is: dinsdag 01 november 2022

Deze opdracht / vacature is verlopen. Bekijk onze actuele lijst met opdrachten / vacatures of maak een job alert aan en ben nooit meer te laat.