Management Assistent/Bestuursecretaresse (tijdelijk) – regio Utrecht

Management Assistent Bestuur – De stille kracht achter besluitvorming

Jij houdt het hoofd koel terwijl alles beweegt

Als Management Assistent voor het college van burgemeester en wethouders en de directie vervul jij een sleutelrol in het soepel laten verlopen van het bestuur en de organisatie. Jij beheert complexe agenda’s alsof het niets is, houdt mailboxen strak georganiseerd en zorgt dat vergaderingen perfect zijn voorbereid.

Met jouw proactieve houding, organisatorisch talent en gevoel voor prioriteit ontzorg je niet alleen, je denkt actief mee en voorkomt problemen voordat ze ontstaan. Je werkt nauw samen met directieleden en kabinetszaken en weet precies wanneer je moet schakelen, sturen of ondersteunen.

Wat je gaat doen

Secretariële en organisatorische ondersteuning

• Beheren en bewaken van agenda’s van de burgemeester, wethouders en gemeentesecretaris

• Meelezen in mailboxen om agendaplanning en prioritering te optimaliseren

• Voorbereiden van de wekelijkse collegevergaderingen samen met de directiesecretaris

• Beheren van de gezamenlijke mailbox en uitzetten van acties naar collegeleden en collega’s

Ondersteuning van kabinetszaken

• Flexibel inspringen bij werkzaamheden van het team Kabinetszaken

• Bewaken van informatiestromen en dossiers binnen het college

Signaleren en verbeteren

• Opmerken van knelpunten in processen en aandragen van praktische verbeteringen

• Zorgen voor tijdige opvolging van taken en afspraken

Waarom deze rol bij jou past

• Je krijgt energie van plannen, organiseren en het soepel laten verlopen van bestuurlijke processen

• Je wilt dichtbij de besluitvorming werken en direct bijdragen aan een goed functionerend bestuur

• Je werkt graag zelfstandig én in een hecht team dat op elkaar kan rekenen

• Je zoekt een dynamische omgeving waarin geen dag hetzelfde is

Ben jij die georganiseerde, proactieve professional die alles soepel laat lopen achter de schermen? Laat in je cv zien hoe jij het verschil maakt in bestuurlijke ondersteuning.