Teamondersteuner / Secretaresse (tijdelijk)

Omschrijving

We zoeken voor onze afdeling Ruimte een Teamondersteuner/Secreatresse. Het is een nieuwe functie binnen de afdeling Ruimte voor een drietal teams: team Realisatie, Team Ruimtelijke ontwikkeling en team Leefomgeving. Hierdoor is er voor jou veel ruimte voor eigen initiatief en procesverbeteringen. Als jij je zaakjes altijd op orde hebt en het leuk vindt om de collega’s te ondersteunen, dan zoeken wij jou!

Binnen de afdeling vragen processen als contractbeheer, inkoop en aanbesteding, bestuurlijke besluitvorming, communicatie, participatie steeds meer tijd. Deze taken liggen nu nog bij de medewerkers en teamleider zelf. We zoeken iemand die ons hierbij kan ondersteunen en die ervoor zorgt dat de zaken in het team administratief op rolletjes lopen.

Jouw functie is afwisselend, en elke dag is verschillend voor jou. In grote lijnen vertellen we waarvoor we je zoeken:

Je plant afspraken en organiseert bijeenkomsten;
Je ondersteunt bij processen van aanbestedingen;
Je verzorgt de administratie in (oa) het zaaksysteem op het gebied van bijvoorbeeld opdrachtbrieven, bewonerscommunicatie, aanbestedingen, bestuurlijke besluitvorming etc etc ;
Je neemt deel aan vergaderingen en verzorgt de notulen;
Je stelt bewoners- en opdrachtbrieven op met input van de medewerkers en zorgt dat deze worden verstuurd en streeft naar standaardisatie;
Adoptie- en subsidieovereenkomsten opstellen en bijhouden;
Bijhouden van onze projectenkaart en up tot date houden van aanbestedingsoverzicht;
Werklijsten bijhouden, acties uitzetten en bewaken
Je werkt ongeveer de helft voor het team Realisatie met een zwaartepunt op het vakgebied Bos en Recreatie en de andere helft voor de andere teams;
Je bent onze digitale vraagbaak en neemt het voortouw in zaken als de overgang van een mappenstructuur naar Office 365 en MS Teams.
Standaardtelefoontjes aannemen
Bewaken en beheren van budgetten, aanmaken van verplichtingen
Publiceren van kennisgevingen

Je werk bestaat zowel uit korte, eenmalige acties als projecten waar je voor een langere periode als ondersteuner bij betrokken bent. De teamleider van Realisatie is jouw eerste aanspreekpunt.

FUNCTIE EISEN/ -WENSEN:

Afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau;
Aantoonbare werkervaring binnen een gemeentelijke organisatie;
Per uiterlijk 1 november 2022 beschikbaar;
Aantoonbare werkervaring in een ondersteunende rol bij een overheidsorganisatie;
Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar in een ondersteunende rol binnen een gemeentelijke organisatie;
Aantoonbare werkervaring binnen het fysieke domein is een pré.

Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie en onderbouwing.