Coördinator Bestuurssecretariaat (tijdelijk) – regio Utrecht

Strategisch Coördinator Bestuurssecretariaat – Bouw aan een stabiele toekomst

Geef richting, breng rust en zorg dat het draait

Ben jij de ervaren kwartiermaker die niet alleen de dagelijkse hectiek aankan, maar ook strategisch bouwt aan een stevige basis? In deze opdracht zorg jij ervoor dat het bestuurssecretariaat weer staat als een huis. Je begeleidt het team in de dagelijkse operatie én ontwikkelt een toekomstbestendige structuur waarin de samenwerking soepel verloopt en de werkprocessen kloppen.

Met jouw energie en ervaring breng je structuur, verbeter je processen en ondersteun je het team in het leveren van kwalitatieve dienstverlening aan bestuur, directie en MT.

Wat je gaat doen

Dagelijkse aansturing en begeleiding

• Leiden en begeleiden van het team secretaresses in de dagelijkse werkzaamheden

• Zorgen voor gestructureerd complex agendabeheer van burgemeester, wethouders, directie en MT

• Bewaken van acties en routing van vergaderstukken en besluiten

Organiseren en verbeteren

• Opstellen van een plan om per 1 januari 2026 het bestuurssecretariaat structureel goed te laten draaien

• Inrichten en verbeteren van werkprocessen, inclusief het MT-proces

• Kwalitatieve ondersteuning bieden aan strategisch managers en ambtelijk opdrachtgevers

Teamontwikkeling

• Invullen van openstaande vacatures binnen het secretariaat

• Versterken van de samenwerking en verantwoordelijkheden binnen het team

• Creëren van een stabiele werkomgeving gericht op kwaliteit en efficiëntie

Waarom deze rol jou past

• Je krijgt de kans om zowel operationeel te ondersteunen als strategisch te bouwen

• Je werkt in een omgeving waar jouw kennis van bestuursprocessen echt impact maakt

• Je krijgt ruimte om structuur aan te brengen en verbeteringen duurzaam te verankeren

• Je combineert je liefde voor precisie met je vermogen om mensen in beweging te krijgen

Ben jij klaar om een bestuurssecretariaat te begeleiden én toekomstbestendig te maken? Laat via je cv zien hoe jij structuur, samenwerking en kwaliteit naar een hoger niveau tilt.