Interim Medior Managementassistent | Utrecht

Korte beschrijving
Vanwege de vervanging van een zwangerschapsverlof en hoge workload zoeken we binnen het secretariaat een tijdelijke managementassistente. Je werkt voor afdeling Opgavesturing.

We willen dat je met plezier naar je werk komt. Dat plezier bestaat uit prettige collega’s, een fijne werksfeer, een inhoudelijk interessante job. Dat kunnen wij jou bieden.

Je bent verantwoordelijk voor diverse secretariële en administratieve taken ten behoeve van een manager en wat er vanuit de afdeling aan verzoeken binnenkomt. Je werkt samen met de andere 12 managementassistentes, waar mogelijk vervangen jullie elkaar. Het secretariaat bij Ontwikkelorganisatie Ruimte zit midden in een ontwikkelingstraject, werkwijzen en cultuur van de verschillende secretariaten wordt meer op elkaar afgestemd. Uniformiteit en uitwisselbaarheid wordt vergroot zodat beter samengewerkt kan worden. Het gaat om een dynamische functie die de nodige flexibiliteit, assertiviteit en een proactieve houding van je vraagt.

 Je beheert de agenda van een manager.
 Je organiseert bijeenkomsten en reserveert vergaderzalen.
 Je pakt HRM-ondersteunende uitvoerende administratieve taken op voor de afdeling. Dit zijn bijvoorbeeld afspraken maken met de bedrijfsarts, zaken regelen bij indiensttreding van medewerker en administratieve ondersteuning bij mutaties van medewerkers.
 Je zorgt samen met je naaste collega voor een dekkende bereikbaarheid.
 Je beheert samen met je naaste collega’s de secretariaatsmailbox en handelt verzoeken zelfstandig af. Je zorgt voor een uniforme werkwijze en een overzichtelijke mailbox.
 Je kunt proactief en adequaat gemaakte afspraken signaleren en zorgen voor opvolging.
 Bij afwezigheid van de collega’s op de frontoffice van het secretariaat (Servicepunt) wordt teruggevallen op bezetting door de managementassistenten, hierin heb jij ook een taak.

Je taken zijn (eisen):
 Je bent in staat kennis van de processen binnen Ruimte snel eigen te maken en je weet wat er speelt.
 Je bent professioneel, proactief, mondig en nauwkeurig.
 Je hebt een zelfstandige en krachtige werkhouding en je hebt goed overzicht op je eigen werk. Je bent assertief, klantgericht en communicatief zeer vaardig. Je durft op een prettige manier feedback te geven en staat open om dit ook te ontvangen.
 Je hebt ervaring in het werken in een gezamenlijke mailbox op een secretariaat.
 Je beschikt over een afgeronde opleiding op in ieder geval Mbo-4 niveau. Daarnaast heb je minimaal 5 jaar werkervaring als managementassistente in een dynamische omgeving bij een grote (overheids)organisatie
 Je beheerst de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
 Je beheerst MS-Officepakketten Word en Outlook en hebt geen problemen met het leren van nieuwe systemen, zoals Digiplaza en het Zaaksysteem.

Deze opdracht heeft een uiterste reactiedatum om meegenomen te worden in de procedure. Deze datum is: dinsdag 22 oktober 2019

Deze opdracht / vacature is verlopen. Bekijk onze actuele lijst met opdrachten / vacatures of maak een job alert aan en ben nooit meer te laat.