PMO / Portfolio ondersteuner

Omschrijving

De organisatie gaat van start met een portfoliobureau bestaande uit een portfoliomanager, een portfolio-ondersteuner / secretaris, een Safe-begeleider, een projectcontroller en een communicatie adviseur. Het portfolio is omvangrijk en complex. Dit heeft betrekking op de inhoud van de losse projecten / programma’s en de optelsom tot het totaal. Er wordt een groot beslag gelegd op o.a. interne capaciteit (voor de realisatie, maar ook voor opleiding), van alle disciplines, waarbij ‘de winkel’ ook gewoon open blijft. Daarnaast wordt een groot beslag gelegd op IT-capaciteit. Het portfoliobureau fungeert zelf niet als projectleider of programmamanager. Bij de organisatie is de verbindingstafel (het managementteam) in de lead van en verantwoordelijk voor het portfoliomanagement.
 
Het portfoliomanagement heeft betrekking op de start, uitvoering en afronding van een project. Zonder volledige te zijn valt te denken aan;
Start: de opdrachtomschrijving en go (besluitvorming) voor het project
Uitvoering: monitoren voortgang realisatie (resultaten, mijlpalen, afhankelijkheden, …) en indien nodig bijsturen (scope, prioritering, tijd, capaciteit, geld, …)
Afronding: acceptatie eindresultaat en overdracht aan de lijn, of besluitvorming (vroegtijdig) stopzetten.
Het portfoliomanagement kijkt telkens vanuit twee perspectieven: 1. Het separate, losstaande project of programma 2. Het project of programma bezien in samenhang met het totale portfolio.
 
Eind 2e kwartaal 2020 zullen de onderliggende projecten / programma’s grotendeels afgerond zijn, inclusief de na-zorg die daarbij nodig is en overgedragen zijn aan ‘de lijn’. De overdracht vanuit de afdeling bestaat uit dit te borgen, alsmede de eigen taken op het gebied over te dragen aan de lijn (methodiek en aanpak van portfoliomanagement). Hoe dit dan belegd gaat worden moet daarbij nog bezien worden.

Functiebeschrijving   
Voor onze opdrachtgever zijn wij met spoed op zoek naar: Portfolio-ondersteuner / secretaris (ca 32 uur)
 
Fungeert als rechterhand en sparringpartner van de portfoliobureau manager. Ondersteunt het portfoliomanagement door primair in het verzamelen van informatie over de voortgang van de losse projecten en programma’s en aggregeert deze op portfolionivo. Verzorgt rapportages op portfolionivo. Ondersteunt project- en portfoliomanagement door tools, templates en methodieken er beschikking te stellen of implementatie er van.
 
Het portfoliobureau voert de volgende taken uit;

  • het faciliteren van de verbindingstafel opdat zij opvolging kunnen geven aan hun verantwoordelijkheid voor het portfoliomanagement door bijvoorbeeld; 
  • afstemming ‘definities’, rollen, taken en verantwoordelijkheden op project / programma en portfolionivo. (vb: waar ligt welke besluitvorming, rol business- en productowner etc);
  • mijlpalenplanningen op portfolionivo op te stellen;
  • portfolio communicatie-kalender;
  • capaciteits- en IT-overzichten op te stellen;
  • risicomanagement op portfolionivo te bewaken en signaleren indien nodig;
  • voortgangsrapportages van de projecten / programma’s te verzamelen en deze te aggregeren op portfolionivo (ook bruikbaar voor – externe-  stakeholders);
  • signaleren en bewaken van OR-trajecten binnen het portfolio;
  • knelpunten signaleren binnen een project / programma en op portfolionivo;
  • besluitvorming ten aanzien van bijsturing op knelpunten mogelijk maken door alternatieve / oplossingen aan te bieden waarover besloten kan worden;
  • verzorgt organisatie-brede communicatie over het portfolio (intern);
  • draagt zorg voor overdracht van de portfoliomanagement methodiek naar de lijn eind Q2 in 2020;
  • het faciliteren van de projectleiders / programmamanagers / afdelingen;
  • ondersteuning in gebruik van projectbeheersingsmethoden waaronder SAFE;
  • beschikbaar stellen van formats t.b.v. project- en programma management;
  • ondersteunt in het helder krijgen (concretiseren) van de op te leveren resultaten en mijlpalen binnen een project / programma;
  • etc.

Eisen

  • minimaal 2 jaar werkervaring in een soortgelijk functie  
  • ervaring in de publieke sector of overheid   
  • minimaal een HBO diploma.         
  • schriftelijk sterk

Deze opdracht heeft een uiterste reactiedatum om meegenomen te worden in de procedure. Deze datum is: zondag 17 februari 2019


Deze opdracht / vacature is verlopen. Bekijk onze actuele lijst met opdrachten / vacatures of maak een job alert aan en ben nooit meer te laat.

Vacature categorieën

Klik op de categorie om u in te schrijven voor de betreffende job alert.

PMO & Project ondersteuning
X

PMO & Project ondersteuning

E-mail : *


Deel deze vacature: