Omschrijving
Afdeling Bedrijfsbureau (waaronder DIV valt)
Binnen de afdeling Bedrijfsbureau zijn diverse disciplines samengevoegd: functioneel beheer, documentatie informatie voorziening (DIV), inkoop en contractbeheer, facilitaire zaken en secretariële ondersteuning. Deze afdeling werkt vraaggericht en stemt vraag en aanbod op elkaar af. Het is een afdeling die continu in ontwikkeling is en aan procesverbetering werkt.
Binnen de afdeling Bedrijfsbureau zijn diverse disciplines samengevoegd: functioneel beheer, documentatie informatie voorziening (DIV), inkoop en contractbeheer, facilitaire zaken en secretariële ondersteuning. Deze afdeling werkt vraaggericht en stemt vraag en aanbod op elkaar af. Het is een afdeling die continu in ontwikkeling is en aan procesverbetering werkt.
Medewerker DIV
Documentaire Informatievoorziening (DIV) zorgt er samen met hun collega’s van het Bedrijfsbureau voor dat de diverse teams binnen de organisatie optimaal worden ondersteund op het gebied van het archiveren en vastleggen van zaken. Daarnaast waken zij over de kwaliteit en de beschikbaarheid van dossiers en de inkomende en uitgaande post.
Documentaire Informatievoorziening (DIV) zorgt er samen met hun collega’s van het Bedrijfsbureau voor dat de diverse teams binnen de organisatie optimaal worden ondersteund op het gebied van het archiveren en vastleggen van zaken. Daarnaast waken zij over de kwaliteit en de beschikbaarheid van dossiers en de inkomende en uitgaande post.
Opdracht
De DIV werkzaamheden bestaan uit:
De DIV werkzaamheden bestaan uit:
- Je registreert en verwerkt inkomende en uitgaande poststukken digitaal, conform richtlijnen, in het documentmanagementsysteem;
- Je registreert en verwerkt inkomende en uitgaande e-mails digitaal, conform richtlijnen, in het documentmanagementsysteem;
- Je registreert formele documenten binnen de organisatie in het documentmanagementsysteem en stelt deze beschikbaar aan geautoriseerde belangstellenden;
- Je maakt nieuwe zaken aan en neemt deze op in het zaaksysteem;
- Je draagt zorg voor kwaliteitsverbetering van de dienstverlening;
- Je verricht voorkomende werkzaamheden binnen DIV (zoals het kopiëren van stukken uit dossiers).
Eisen
- Minimaal een afgeronde MBO opleiding op het gebied van administratie en/of relevante opleidingen/cursussen gevolgd binnen van administratie/DIV;
- Min. 3 dagen – 24 uur per week beschikbaar;
- Min. 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met een document management systeem / zaaksysteem;
- Mini. 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met administratieve werkzaamheden, digitale archivering en postregistratie;
- Min. 1 jaar ervaring binnen een overheidsinstantie is gewenst.
Je bent in staat zowel zelfstandig als in teamverband te kunnen werken;
- Accuraat en zorgvuldig in de uitvoering van jouw functie;
- Pro actief en oplossingsgericht;
- Je bent een stressbestendige en integere teamspeler;
- Communicatief vaardig, in teamverband en naar ander collega’s toe.
Overige eisen
- Maximaal vijf pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal twee referenties.
- De gesprekken zijn gepland op vrijdag 25 oktober 2019 van 10.00 uur tot 12.00 uur.
Deze opdracht heeft een uiterste reactiedatum om meegenomen te worden in de procedure. Deze datum is: dinsdag 22 oktober 2019
Deze opdracht / vacature is verlopen. Bekijk onze actuele lijst met opdrachten / vacatures of maak een job alert aan en ben nooit meer te laat.
Vacature tags
Klik op de tags om u in te schrijven voor de betreffende job alert.
Utrecht
X
Utrecht
DIV Medewerker
X
DIV Medewerker
Decos
X
Decos
Corsa
X
Corsa
Overheid
X
Overheid
Gemeente
X
Gemeente
Vacature categorieën
Klik op de categorie om u in te schrijven voor de betreffende job alert.
PMO & Project ondersteuning
X