Interim Bestuurssecretaresse / Directiesecretaresse | omgeving Haarlem

Jouw taken binnen het bestuurssecretariaat zijn primair gericht op de ondersteuning van de collegeleden. Hierbij fungeer je als aanspreekpunt, regel je de dagelijkse gang van zaken, houdt deadlines in de gaten, verzamelt vergaderstukken en verwerkt deze digitaal. Je voert de werkzaamheden uit met grote mate van zelfstandigheid en van ad-hoc werkzaamheden krijg jij energie! Daarnaast behandel je de post en e-mail, verzorg je het agenda-beheer (het plannen van complexe vergaderingen) en digitale archivering. Samen met je collega's verzorg je de kabinetswerkzaamheden. Daaronder wordt verstaan de Koninklijke en gemeentelijke onderscheidingen, huwelijksjubilea en uitnodigingen.

Jouw dag zal gevuld zijn met acties die voortkomen uit de mail en agenda's van collegeleden. Je legt verbanden tussen de e-mail en de agenda en handelt hiernaar. Op verzoek verstrek je informatie of verwijs je door. Je bent hierin kritisch en kunt een goede inschatting maken ten aanzien van de prioriteit van het verzoek. Met jouw positieve persoonlijkheid ben je een fijne collega binnen het secretariaat. De bestuurders kunnen op jou vertrouwen, waardoor een dag prettig verloopt en zij ontzorgd worden waar mogelijk.

Jouw talenten
Je beschikt over goede communicatieve en digitale vaardigheden. Je bent positief, kritisch alsmede resultaatgericht en hebt een gezonde dosis humor en relativeringsvermogen. Je bent flexibel wanneer het werk hierom vraagt. Je staat stevig in je schoenen, je signaleert knelpunten en je onderneemt actie om deze op te lossen. Vanzelfsprekend ben je accuraat, stressbestendig, integer en representatief. Je bent het visitekaartje voor het College van Burgemeester & Wethouders.

Functie eisen
– een afgeronde passende opleiding op minimaal MBO+ niveau, te denken valt aan managementassistent of directiesecretaresse
– aanvullende opleiding tot bestuurssecretaresse
– uitstekende beheersing van de Nederlandse taal
– uitgebreide kennis van MS Office en kennis van o.a. iPhone, iPad, iBabs en Join
– ervaring binnen de overheid