Interim Bestuurssecretaresse

Hybride (in overleg met het team)
Vaste kantoordag (Dinsdag)

Wegens ziekte van de huidige medewerker zoeken we tijdelijke vervanging, met name ter ondersteuning van de secretaris-directeur. Voor een kandidaat die bijvoorbeeld ervaring heeft als griffie-medewerker, bestaat de mogelijkheid om intern door te groeien naar een functie ter ondersteuning van de besluitvorming door het collega en het algemeen bestuur.

Wat je gaat doen

Secretarieel-administratieve werkzaamheden

• Coördineert de secretarieel-administratieve werkzaamheden voor directeur, collegeleden en secretaris-directeur.
• Beheert de agenda van directeur, collegeleden en secretaris-directeur en bewaakt het nakomen van de gemaakte afspraken.
• Behandelt inkomende telefoongesprekken en verbindt door naar directeur en/of collegeleden en secretaris-directeur of verwijst door naar andere personen.
• Toetst kwaliteit qua vorm en taal van uitgaande brieven die ter ondertekening worden aangeboden.
• Concipieert op globale aanwijzing van directeur en/of collegeleden en secretaris-directeur brieven en legt uitgaande brieven voor ter ondertekening.
• Verstrekt informatie en/of vraagt informatie op voor directeur en/of collegeleden en secretaris-directeur.
• Typt vertrouwelijke/politiek gevoelige correspondentie en bescheiden en zorgt voor verdere afhandeling.

Organiseren en voorbereiden van vergaderingen

• Voert overleg met directeur collegeleden en secretaris-directeur ter voorbereiding op vergaderingen, doet voorstellen voor aanvullende informatie op grond van kennis vanuit andere invalshoeken.
• Verzamelt voor verschillende overlegplatforms vergaderstukken, stelt de agenda op in overleg met het directeur en/of collegeleden en secretaris-directeur.
• Verzorgt de verslaglegging en handelt de vergaderingen administratief af.
• Reserveert vergaderruimten en facilitaire voorzieningen.

 

FUNCTIE-EISEN / -WENSEN:

Wat maakt jou succesvol?

• Minimaal MBO niveau 4 op secretarieel gebied opgedaan door werkervaring en/of een afgeronde HBO opleiding.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse in een politiek bestuurlijke omgeving (met name ervaring bij overheidsorganisaties zoals gemeenten etc.).

Competenties

• Klantgerichtheid
• Organiserend vermogen
• Samenwerken
• Nauwkeurig
• Resultaatgericht en doortastend
• Schriftelijk en mondeling communicatief
• Organisatiesensitief

Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie en onderbouwing. 

Geef ook in je CV het volgende aan:

Datum beschikbaarheid;
Hoeveel uur per week;
Vakanties of belemmeringen;
(concreet) Lopende sollicitaties/intakes;
Vakantie;
Uurtarief ex BTW, inclusief reis- en verblijfkosten of Salarisindicatie.

Deze opdracht heeft een uiterste reactiedatum om meegenomen te worden in de procedure. Deze datum is: donderdag 19 januari 2023

Deze opdracht / vacature is verlopen. Bekijk onze actuele lijst met opdrachten / vacatures of maak een job alert aan en ben nooit meer te laat.