Interim Board Office Assistent / Secretaresse

Wij zijn op zoek naar een: Board Office Assistent

Tot jouw taken behoren het zorgvuldig verrichten van administratieve werkzaamheden ten behoeve van onder meer de Supervisory Board en Executive Board vergaderingen. Een andere belangrijke component is het onderhouden van goede contacten met diverse externe partijen. Je bent gastvrouw (m/v) tijdens vergaderingen. Ook agendabeheer, e-mail, telefoon, organiseren, tijdschema's bewaken, prioriteiten stellen en 'ontzorgen' zijn onderdeel van je werk. Je werkt zeer nauw samen met de Executive Assistants. Je maakt deel uit van grensoverschrijdende Board Office team.

Je belangrijkste werkzaamheden:

• Assistent, 'ogen en oren' zijn van de Company Secretary
• Mede aanspreekpunt voor Supervisory Board Members en Executive Board, voor collega's en voor andere externe relaties (contact onderhouden en opvolgen van afspraken)
• Beheren van de agenda, e-mail en telefoon, plannen en organiseren van (internationale) business trips en site visits van de Supervisory Board
• Bewaken van tijdschema's, daarbij prioriteiten stellen en afstemmen met betrokkenen
• Up-to-date houden van contacten en het relatiebestand
• Voorbereiden van vergaderingen in het vergadersysteem iBabs, opstellen en distribueren van agenda's en verzamelen en verspreiden van de benodigde documenten in samenspraak met de Company Secretary
• Beheren en actualiseren van het digitaal werkarchief, categoriseren en registeren van de inhoud en inrichting
• Uitvoeren van een aantal administratieve taken, zoals het verwerken van declaraties
• Opstellen van spreadsheets en presentaties

 

FUNCTIE EISEN/ -WENSEN:

• Maximaal uurtarief €65,- all-in (alles inclusief reiskosten, verblijfkosten en parkeerkosten, excl. BTW);
• Je beschikt over HBO werk- en denkniveau en je hebt minimaal 5 jaar ervaring als assistente op Executive Board level in een internationale omgeving;
• Affiniteit met Corporate Governance is een pré;
• Je hebt gevoel voor verhoudingen;
• Je bent communicatief sterk (ook 'op afstand') en je beheerst de Nederlandse en Engelse taal uitstekend, Duitse taal is een pré;
• Je bent in staat om prioriteiten te stellen;
• Je bent in staat om een goede werkrelatie te ontwikkelen met onder andere de leden van de Supervisory Board, de Executive Board, de Board Office, de Executive Assistants en andere collega's;
• Je hebt een positieve werkhouding, je werkt zelfstandig en je signaleert en pakt problemen aan;
• Je toont initiatief, bent klantgericht, nuchter ('niet praten maar doen') en doortastend (gepast mondig);
• Je beschikt over een grote mate van flexibiliteit c.q. bereidheid tot extra werk als het nodig is;
• Je bent administratief en organisatorisch sterk, je hebt oog voor details, bent zorgvuldig en gaat goed om met vertrouwelijke gegevens;
• Je beschikt over uitstekende digitale vaardigheden, je werkt digitaal, tenzij… en je hebt kennis van en ervaring met de gangbare en moderne IT / ondersteunende systemen (waaronder iBabs en Microsoft Office pakket)

Thuiswerkdagen: 2 thuiswerkdagen, 2 kantoordagen, 1 dag vrij. Voorkeur voor vrijdag WEL werken. Kantoor/thuiswerkdagen is flexibel in te vullen.

Gesprekken: De manager houdt zich beschikbaar in ochtend en middag op 27, 28 en 29 december en op 9, en 10 januari. Bij voorkeur zo snel mogelijk op gesprek.

Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie.

Geef ook in je CV het volgende aan:

Datum beschikbaarheid;
Hoeveel uur per week;
Vakanties of belemmeringen;
(concreet) Lopende sollicitaties/intakes;
Vakantie;
Uurtarief ex BTW, inclusief reis- en verblijfkosten of Salarisindicatie.

Deze opdracht heeft een uiterste reactiedatum om meegenomen te worden in de procedure. Deze datum is: maandag 26 december 2022

Deze opdracht / vacature is verlopen. Bekijk onze actuele lijst met opdrachten / vacatures of maak een job alert aan en ben nooit meer te laat.