Omschrijving
Binnen het secretariaat van 12 managementassistenten zoeken we een fulltime managementassistente. Je bent werkzaam in voor het team Ruimtelijke kwaliteit & Duurzaamheid. Je bent verantwoordelijk voor diverse secretariële en administratieve taken ten behoeve van 4 managers. Je werkt samen met één andere Managementassistente. Dit houdt in dat de werkverdeling in overleg met jou wordt gemaakt.
Het is belangrijk dat je het leuk vindt om mee te denken om processen die jouw werkveld raken te verbeteren. Je krijgt de ruimte om ideeën kenbaar te maken binnen dit gilde en verbetervoorstellen te doen.
Het gaat om een dynamische functie die de nodige flexibiliteit, assertiviteit en een proactieve houding van je vraagt.
- Je beheert de agenda van twee managers.
- Je verzorgt de actielijst van het managementteam, zet acties uit en bewaakt dit proactief voor het management.
- Je organiseert bijeenkomsten.
- Je pakt HRM-ondersteunende uitvoerende administratieve taken. O.a. afspraken maken met de bedrijfsarts, zaken regelen bij indiensttreding van medewerker en administratieve ondersteuning bij mutaties van medewerkers.
- Je zorgt samen met je naaste collega voor een dekkende bereikbaarheid.
- Je beheert samen met je naaste collega de secretariaatsmailbox en handelt verzoeken zelfstandig af. Je zorgt voor een uniforme werkwijze en een overzichtelijke mailbox.
- Je kunt proactief en adequaat gemaakte afspraken signaleren en zorgen voor opvolging.
- Bij afwezigheid van de collega’s op de frontoffice van het secretariaat wordt teruggevallen op bezetting door de managementassistenten, hierin draai je dan ook mee. Dit gaat via een vast rooster.
Werkzaamheden en taken:
- Je bent professioneel, proactief, mondig en nauwkeurig.
- Je hebt een zelfstandige en krachtige werkhouding en je hebt goed overzicht op je eigen werk. Je bent assertief, klantgericht en communicatief zeer vaardig. Je durft op een prettige manier feedback te geven en staat open om dit ook te ontvangen.
- Je hebt ruime ervaring met notuleren.
- Je bent in staat kennis van de processen binnen Ruimte snel eigen te maken en je weet wat er speelt.
- Je hebt affiniteit en aantoonbare ervaring met het verbeteren van interne werkprocessen die het werkveld van het secretariaat raken.
- Je hebt recente opdrachten in de publieke sector waaruit blijkt dat de kandidaat kennis heeft van een grotere gemeentelijke/provinciale organisatie en gevoel heeft voor de bestuurlijke verhoudingen.
- Je hebt ervaring in het werken in een gezamenlijke mailbox op een secretariaat.
- Je beschikt over een afgeronde opleiding op in ieder geval Mbo-4 niveau.
- Je hebt minimaal 6 jaar werkervaring als assistent (of een vergelijkbare functie) in een dynamische omgeving bij een grote organisatie
- Je beheerst de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
- Je beheerst MS-Officepakketten Word en Outlook en hebt geen problemen met het leren van nieuwe systemen, zoals Digiplaza, AllBidigit, iBABS en het Zaaksysteem.
- Je hebt aantoonbaar ervaring met werken in een team en het werken in een gezamenlijke mailbox.
Deze opdracht heeft een uiterste reactiedatum om meegenomen te worden in de procedure. Deze datum is: donderdag 27 juni 2019
Deze opdracht / vacature is verlopen. Bekijk onze actuele lijst met opdrachten / vacatures of maak een job alert aan en ben nooit meer te laat.
Vacature tags
Klik op de tags om u in te schrijven voor de betreffende job alert.
Administratief (Secretaresse)
Utrecht
Overheid
Gemeente
Vacature categorieën
Klik op de categorie om u in te schrijven voor de betreffende job alert.