Interim Procesondersteuner/ Managementassistent (ZZP)

Omschrijving

Voor een gemeente in de provincie Utrecht zoeken wij een procesondersteuner en managementassistent die het afdelingshoofd, de teamleider en de afdeling tijdelijk volledig ontzorgt op het gebied van agenda, vergaderingen en administratie.

Start: 12 oktober 2026
Locatie: Nieuwegein
Uren: 28 uur
Tarief: maximaal € 75,- exclusief btw, inclusief reiskosten
Duur: tot en met 31 januari 2026
Verlenging: 1 maal 3 maand(en)
Werkwijze: maandag, dinsdag en donderdag, plus een dagdeel op woensdag of vrijdag
Reageren uiterlijk: 28 september 2026
Gesprekken: 5 oktober 2026
Contract: ZZP (onder voorwaarden), detachering, doorleen
DAS procedure: Ja

De opdracht wordt vervuld op vaste werkdagen; aanwezigheid op donderdag is verplicht. De organisatie vraagt om een Verklaring Omtrent het Gedrag. De functie is ingedeeld in functieschaal 8.

De opdracht

De huidige procesondersteuner heeft de afdeling verlaten, en de ondersteuning van het afdelingshoofd en de teamleider moet zo snel mogelijk worden overgenomen. De structuur en werkwijze van de afdeling zijn bekend en ingericht: er zijn vaste overleggen, er werkt al een andere procesondersteuner en de systemen zijn in gebruik. Wat ontbreekt, is de capaciteit om de dagelijkse ondersteuning te borgen.

Je werkt binnen de vakgroep Management en Ondersteuning en trekt nauw op met de andere procesondersteuner. De focus ligt op agenda- en vergaderbeheer, het afhandelen van correspondentie en mailboxen, en uiteenlopende administratieve werkzaamheden.

Wat ga je doen?

Je beheert de agenda's van het afdelingshoofd en de teamleider en coördineert complexe afspraken en overleggen. Dat betekent dat je tijdig afstemt met alle betrokkenen, rekening houdt met wisselende prioriteiten en zorgt dat iedereen weet waar hij of zij moet zijn.

Je bereidt de portefeuillehoudersoverleggen voor die op maandag en donderdag plaatsvinden. Waar nodig notuleer je deze overleggen, zodat besluiten en afspraken direct zijn vastgelegd.

Je beheert de gezamenlijke mailbox van de afdeling. Je zorgt dat berichten worden opgepakt, doorgezet naar de juiste persoon of beantwoord, en dat er niets blijft liggen.

Je houdt het zaaksysteem CRM bij en verdeelt werkzaamheden vanuit dat systeem. Als zaken zich opstapelen, zorg je dat het overzicht bewaard blijft en taken op de juiste plek terechtkomen.

Je stelt inkoopopdrachten op en verwerkt deze in Inconto. Brieven stel je op, je regelt de ondertekening en je legt ze vast in het inkoopsysteem.

Je organiseert bijeenkomsten, inclusief het regelen van een locatie en catering. Daarnaast stel je de afdelingsnieuwsbrief op en verspreidt die.

Je verzorgt het postbeheer en regelt attenties bij ziekte, jubilea en andere gelegenheden. Als je ziet dat een werkwijze slimmer kan, denk je mee over procesverbeteringen.

Gevraagde competenties

Organisatorisch sterk en planvaardig
Je beheert meerdere complexe agenda's en overleggen tegelijkertijd, bewaart het overzicht en stemt tijdig af met iedereen die erbij betrokken is.

Prioriteiten stellen en stressbestendig
Je weet hoofd- en bijzaken te scheiden wanneer er veel tegelijk binnenkomt, en je werkt zorgvuldig ook als er piekbelasting is of er ad-hoc verzoeken worden gedaan.

Communicatief vaardig
Je communiceert helder en professioneel, zowel in schrijven als in gesprekken, en je schakelt soepel met management, collega's en externe partijen.

Proactief en zelfstandig
Je ziet werk liggen voordat iemand erom vraagt, handelt vooruit en pakt taken zelf op, met oog voor afstemming met de andere procesondersteuner en het management.

Integer en discreet
Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie, gevoelige stukken en agenda's waarvan de inhoud niet voor iedereen bestemd is.

Jouw profiel

Je bent gewend om op meerdere borden tegelijk te schaken. Als er twee overleggen om dezelfde tijd dreigen te botsen, los je dat op zonder dat het afdelingshoofd er iets van merkt. Je schakelt snel, maar werkt nooit slordig.

Schriftelijke communicatie gaat je goed af. Je stelt een brief of een nieuwsbrief op in een toon die past bij de organisatie, en je herkent wanneer een concept nog niet klaar is om te versturen.

Je gaat zorgvuldig om met wat je tegenkomt in agenda's, mailboxen en overlegstukken. Wat vertrouwelijk is, behandel je als vertrouwelijk, ook als er haast bij is.

Je hoeft geen specialist te zijn in het zaaksysteem of Inconto: als je snel leert werken met nieuwe systemen en je fouten niet laat doorlopen, kom je een heel eind.

Past deze opdracht bij jou?

Dit is een tijdelijke opdracht van enkele maanden bij een gemeentelijke organisatie, waarbij je vanaf dag één zelfstandig aan de slag gaat met een bekende structuur en een duidelijk takenpakket. Je werkt op vaste dagen, waaronder donderdag als verplichting, en je bent beschikbaar voor 28 uur per week. Heb je ruime ervaring in een ondersteunende rol en voel je je thuis in een overheidsomgeving, dan is dit een plek waar je direct van waarde bent.

Eisen:

Beschikbaar per 12 oktober 2026 voor de volledige opdrachtperiode, met verplichte inzet op donderdag;
Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse, bestuursassistent of in een vergelijkbare ondersteunende functie;
Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer, vergaderondersteuning en administratieve ondersteuning;
Aantoonbare werkervaring met verslaglegging, correspondentie en overige schriftelijke communicatie in een professionele werkomgeving.