Interim Projectsecretaris | Den Haag

Werkzaamheden
Algemeen:
Ondersteuning van de projectorganisatie door middel van organisatorische en adviserende werkzaamheden. De projectsecretaris functioneert als de rechterhand van de projectmanager en kan de trekker zijn van een of meerdere (kleine) onderliggende projecten.

Specifieke onderdelen daarin zijn:
•    Het bewaken van de dagelijkse voortgang en het zelfstandig in samenhang uitzetten en uitvoeren van acties aan de hand van een opgestelde planning en actie- besluitenlijsten. Het daarvoor aanspreken (rappelleren) van de verantwoordelijke en/ of terugkoppelen aan de projectmanager.
•    Het zelfstandig en in samenhang plannen, organiseren, inhoudelijk voorbereiden en verslagleggen van diverse overleggen met het team, de opdrachtgever, de stuurgroep en andere gremia
•    Het regelen/verzorgen van de facilitaire dienstverlening, zoals catering rondom vergaderingen en overige bijeenkomsten. Maar ook eventuele specifieke (post) verzendingen.
•    Interne- en externe contactpersoon m.b.t. het verkrijgen, uitwisselen en overdragen van informatie en het beheren van contacten.
•    Het opstellen van voortgangsrapportages, door het verzamelen, selecteren, integreren en analyseren van informatie, het leggen van verbanden. Het opstellen van een concept en het leveren van tekstvoorstellen.
•    Het verzamelen en registreren van documenten, het voeren van versiebeheer en het opnemen en archiveren in een toegankelijk dossier
•    Het organiseren en fungeren als aanspreekpunt voor de dialogen of bijzondere bijeenkomsten, seminars en/of conferenties t.b.v. het project
•    Het doen van inkopen en het voeren van het financieel- en contractbeheer van het project en het bewaken van- en adviseren over de uitputting van budgetten en de looptijden van contracten
•    Het verzamelen en registreren van documenten, het voeren van versiebeheer en het opnemen en archiveren in een toegankelijk dossier
•    Het organiseren en fungeren als aanspreekpunt voor de dialogen of bijzondere bijeenkomsten, seminars en/of conferenties t.b.v. het project
•    Het doen van inkopen en het voeren van het financieel- en contractbeheer van het project en het bewaken van- en adviseren over de uitputting van budgetten en de looptijden van contracten

Profiel
Speelruimte
In het project legt de projectsecretaris op basis van eigen inzicht verantwoording af aan projectmanager over het verrichten van werkzaamheden ten behoeve van de Dialoog.
Hij of zij heeft de vrijheid om na analyse van de problematiek oplossingen en alternatieven aan te dragen, door te voeren en af te stemmen op gewijzigde omstandigheden.
Het is een functie met veel vrijheid en eigen speelruimte.

Plannen en organiseren
•    Stelt meetbare, haalbare en duidelijke doelen op voor het eigen deelproject en stemt deze af met de projectmanager
•    Komt afspraken na, stelt prioriteiten en haalt deadline
•    Onderneemt acties om gestelde doelen te halen

Voortgangscontrole
•    Stelt doelen en realiseert randvoorwaarden om gewenste doelen/resultaten te kunnen leveren in afstemming met projectleider
•    Komt met een plan van aanpak om doelen te bereiken
•    Maakt realistische inschattingen ten aanzien van benodigde tijd, capaciteit en middelen
•    Stemt eigen planning af met de projectleider

Hij of zij is innovatief
•    Zorgt ervoor dat de benodigde informatie actueel en toegankelijk is voor een ieder
•    Bedenkt niet alledaagse oplossingen voor een vraagstuk
•    Integreert nieuwe kennis in bestaande kennis en past deze toe
•    Leert van eigen ervaringen en fouten

Klantgerichtheid
Achterhaalt de kern van de opdracht of het probleem en vraagt zo nodig door
Formuleert verschillende oplossingsmogelijkheden en legt deze voor aan projectleider

Analyseren
•    Signaleert ontbrekende informatie en zet informatievragen uit bij collega’s

Tot slot beschik je over uitstekende communicatieve vaardigheden en beheers je de Nederlandse taal in woord en geschrift.