Interim Recordmanager (Informatiemanager)

Inhuur opdracht / Tijdelijke opdracht:

Opdracht: Recordmanager / Informatiemanager (32 – 36 uur) 

Locatie: omgeving Utrecht
Startdatum: 1 juni 2023
Einddatum: 6 maanden
Optie op verlenging: ja
Uren per week: 32 – 36 uur
ZZP mogelijk: Ja

Sluitingsdatum: 11 mei 2023 om 16:00 uur

De organisatie heeft vol ingezet op een professionaliseringsprogramma rondom Informatiehuishouding, met als doel volledig digitaal werken en beter voldoen aan relevante (archief) wetgeving. Informatiehuishouding gaat niet alleen over dossiers en documenten of over een nieuw zaaksysteem of DMS. Het omvat alle gegevensbestanden van onze organisatie. Om onze informatiehuishouding op orde te krijgen, hebben we niet alleen de juiste software nodig (denk Zaaksysteem.nl, iNavigator, ValidSign en ContentSuite). We moeten en willen daarnaast voldoen aan nieuwe wet- en regelgeving (denk AVG of Archiefwet) en we willen daarbij gebruik maken van eDepots en Archiving by Design.

Wat je gaat doen

Ter ondersteuning van ons programma Informatiehuishouding op Orde en de implementatie van iNavigator en onze nieuwe DMS (ContentSuite) zijn wij vanaf begin juni 2023 op zoek naar een pro-actieve recordmanager. De kern van jouw rol is het beheren en verbeteren van de informatiestromen en -opslag, zodat het behoud en de toegankelijkheid van informatie is gewaarborgd.

Als Recordmanager ben je actief bezig om verbeterslagen in onze informatiehuishouding te maken en dit te borgen binnen de organisatie. Je coördineert en begeleidt de tactische implementatie van een organisatie breed archiefbeleid. Daarnaast bewaak je daarbij de kwaliteit van de informatiehuishouding, fungeert als vraagbaak voor de hele organisatie en geef je training en presentaties m.b.t. informatiehuishouding.

Je helpt mee de organisatie te bouwen die nodig is om het archief volgens wet- en regelgeving te beheren. Verder adviseer je ook over de mogelijkheden en onmogelijkheden voor goed informatiehuishouding binnen de kaders van de Archiefwet, AVG etc.

Deze rol is ter uitbreiding van ons team. Je komt nauw samen te werken met 3 adviseurs informatiehuishouding, de product owner en overige IT-diensten. Dit vraagt om een actieve houding waarin je op zoek gaat naar praktische verbeteringen en innovatieve oplossingen. Samen trekken jullie taken naar jullie toe vanuit de werkvoorraad, en hoe jullie dit werk samen kunnen verdelen.

Wat maakt jou succesvol?

Je beseft dat het implementeren en in gebruik nemen van nieuwe systemen voor Informatiehuishouding geen technische exercitie is, maar vooral een organisatie- en cultuurverandering. Met een duidelijk doel voor ogen stuur je vasthoudend én sensitief op het realiseren van de gestelde doelen. Hierin is het erg belangrijk dat jouw stijl van coördineren coachend en sturend is met een helicopterview en oog voor resultaten.

Je neemt voortdurend het initiatief om in samenwerking met anderen zaken voor elkaar te krijgen, met de bredere organisatie in het bijzonder. Daarbij netwerk je met overtuigingskracht, waardoor je precies weet wie je het beste kunt aanspreken. Dit alles vanuit de vaste overtuiging van de noodzaak van een goede informatiehuishouding bij een waterschap met vitale infrastructuur.

Naast nieuwe functionaliteit en gebruikersschermen worden er ook diverse koppelingen gerealiseerd ten behoeve van verkrijgen van input uit bronsystemen, archivering, ketensamenwerking en rapportage. De bouw is gedeeltelijk in handen van een externe leverancier. Daarnaast wordt er gebruik gemaakt van een interne leverancier, bestaande uit diverse teams die agile scrum werken.

Competenties

• Ervaring met werken in een agile/scrum-team
• Organisatiesensitiviteit
• Flexibel
• Overtuigingskracht
• Netwerken
• Innovatief en creatief

 

FUNCTIE EISEN EN- WENSEN:

Wat maakt jou succesvol?

Je bent goede gesprekspartner voor diverse stakeholders en je vindt het daarbij leuk om het belang van goed informatiehuishouding en recordmanagement goed uit te dragen. Met enthousiasme en gedrevenheid werk je samen met het team aan het toekomstbestendig maken van de informatiehuishouding binnen de organisatie.

Daarnaast heb je:

• Tarief is maximaal €80,- (alles inclusief reiskosten – woon-werkverkeer, werk-werkverkeer, verblijfkosten en parkeerkosten, excl. BTW);
• minimaal een afgeronde HBO opleiding op het gebied van informatiemanagement (of vergelijkbaar) met minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als record manager of vergelijkbare functie/rol;
• je hebt ervaring met en kennis van Document Management Systemen (DMS);
• je bent op de hoogte van wet- en regelgeving digitale informatiehuishouding;
• je hebt ervaring met het werken in overheidsorganisaties;
• competenties die belangrijk zijn in deze rol, zijn: nauwkeurigheid, integriteit, overtuigingskracht, communicatief vaardig, klantgericht, flexibiliteit en teamspeler.

Intake gesprekken bij de organisatie worden via Teams of live ingepland op 17 mei tussen 13:00 uur en 16:00 uur. Je dient hier rekening mee te houden.

CV's worden tussentijds beoordeeld, indien er eerder een geschikte kandidaat is gevonden, sluit de aanvraagprocedure.

Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie en onderbouwing. 

Geef ook in je CV het volgende aan:

Datum beschikbaarheid;
Hoeveel uur per week;
Vakanties of belemmeringen;
(concreet) Lopende sollicitaties/intakes;
Vakantie;
Uurtarief ex BTW, inclusief reis- en verblijfkosten of Salarisindicatie.

Deze opdracht heeft een uiterste reactiedatum om meegenomen te worden in de procedure. Deze datum is: woensdag 10 mei 2023

Deze opdracht / vacature is verlopen. Bekijk onze actuele lijst met opdrachten / vacatures of maak een job alert aan en ben nooit meer te laat.