Interim Secretaresse – Amsterdam

Inhuur opdracht / Tijdelijke opdracht:

Opdracht: Secretaresse (32 – 36 uur)

Locatie: Amsterdam
Hybride bespreekbaar: Ja
Startdatum: 12 februari 2024
Einddatum: 31 maart 2024
Optie op verlenging: ja
Uren per week: 32 – 36 uur
ZZP mogelijk: Ja, maar voorkeur gaat uit naar data-vast (maximaal uurtarief €47,-, all-in excl. BTW)
Projectdetachering mogelijk: Ja, salarisindicatie obv 36 u p/w

Uiterste reactiedatum: z.s.m, uiterlijk 9 februari 2024 – 16:00 uur

De organisatie op zoek naar een vaste invulling middels een deta-vast constructie en anders een tijdelijke invulling t/m 31-3-2024 met een optie op verlenging (voorkeur: vaste invulling middels deta-vast constructie).

Locatie: Amsterdam (bij overleg/indien mogelijk 1 vaste thuiswerkdag).

Functieomschrijving

Als medewerker secretariaat ben je medeverantwoordelijk voor een goed functionerend secretariaat waarbij je zelf initiatief kunt tonen en in staat bent zelfstandig te handelen. Je vormt samen met de teamleider en 3 secretaresses het team en werkt nauw samen met de CEO, directeuren en teamleiders.

Dit ga je doen

• Uitvoeren van complex agendabeheer voor een MT lid (en back up naar andere MT Leden);
• Agendabeheer voor teamleiders en hun teams (in ieder geval 3 teams );
• Mailboxbeheer en afhandelen van telefoongesprekken;
• Ondersteuning in alle Facilitaire Zaken (boeken vergaderzalen, ontvangen bezoekers, lunches, parkeren etc.)
• Ondersteuning HR On – en Offboarding processen en planning sollicitatiegesprekken;
• Ondersteuning Inkoop waar nodig;
• Ondersteuning ICT waar nodig;
• Ondersteuning Finance waar nodig (Exact invoer leveranciers).

Jij bent

Een echte pro in agendabeheer en bent niet bang om de handen uit de mouwen te steken. Jij bent in staat om snel te schakelen en prioriteiten te stellen. Jij zorgt ervoor dat alle aanvragen soepel verlopen. Je kan goed kan samenwerken, tijdig signaleren en houdt deadlines en overzichten in de gaten én springt waar nodig bij. Dit alles doe je in goed overleg met het management en andere collega’s. Jij maakt je niet snel druk en kan je goed schriftelijk en mondeling uitdrukken.

 

FUNCTIE EISEN/ -WENSEN:

• Tarief is all-in maximaal €47,- (alles inclusief reiskosten, verblijfkosten en parkeerkosten, excl. BTW).
• Je hebt minimaal een afgeronde MBO niveau 3/4 opleiding in een secretariële of administratieve richting;
• Je brengt minimaal 2 jaar relevante werkervaring met je mee in een soortgelijke functie in een dynamische omgeving;
• Ervaring met MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Sharepoint);
• Sterk ontwikkelde communicatieve vaardigheden, werkt nauwkeuring en bent resultaatgericht;
• Passie en drive voor duurzaamheid is een pré.

Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie en onderbouwing. 

Geef ook in je CV het volgende aan:

Datum beschikbaarheid;
Hoeveel uur per week;
Vakanties of belemmeringen;
(concreet) Lopende sollicitaties/intakes;
Vakantie;
Uurtarief ex BTW, inclusief reis- en verblijfkosten of Salarisindicatie obv 36 uur p/w.

Deze opdracht heeft een uiterste reactiedatum om meegenomen te worden in de procedure. Deze datum is: donderdag 08 februari 2024

Deze opdracht / vacature is verlopen. Bekijk onze actuele lijst met opdrachten / vacatures of maak een job alert aan en ben nooit meer te laat.