Interim Secretaresse | Rotterdam

Taken: 
– Projectadministratie; Vastlegging van projecten in de diverse systemen
– Ondersteuning van manager(s) bij projecten en teammanagement
– Agendabeheer van manager(s)
– Aanleggen, bijhouden en archiveren van zowel klant- als projectdossiers en bestanden
– Informatieverwerking in CRM systeem 
– Inplannen, notuleren en voorbereiden van (team) overleggen en conference calls
– Optimaliseren en monitoren van procedures en werkwijze
– Vastlegging van procedures en werkinstructies 
– Realiseren van rapportages
– Voorbereiden van projecten ter facturatie en factureren
– Beheer van de telefooncentrale
– Regelen spreekkamers, lunches en de ontvangst van interne en externe bezoekers
– Inkomende en uitgaande (digitale) postverwerking
– Boeken van vluchten en hotelreserveringen
– Organiseren van bijeenkomsten
– Redactionele controle van verslagen, rapporten en offertes

Functie vereisten: 
– MBO+ werk- en denkniveau
– Ruime ervaring in soortgelijke functie
– Ruime ervaring met zowel individuele als teamondersteuning
– Ruime ervaring met projectadministratiesystemen (zoals MS Dynamics) en CRM systemen (zoals Vizier en Salesforce.com)
– Discretie in verband met vertrouwelijkheid van projecten 
– Accuraat, proactief, assertief en goede sociale en communicatieve vaardigheden
– Een echte teamplayer, maar ook in staat om zeer zelfstandig te werken zonder daarbij het teambelang uit het oog te verliezen
– Beschikt over het nodige organisatietalent, de juiste can-do mentaliteit, is in staat om onder alle omstandigheden gestructureerd te blijven werken, de juiste prioriteiten te stellen, waarbij hoofdzaken van bijzaken worden onderscheiden, en oplossingen worden aangedragen
– Flexibele en dienstverlenende instelling en bereidheid om ad-hoc aan dringende zaken mee te werken 
– Onberispelijk Nederlands (mondeling en schriftelijk) en goede beheersing van de Engelse taal
– Gevorderde Word, Excel, PowerPoint en Outlook gebruiker

Eisen:
– minimaal 3 jaar relevante werkervaring.
– minimaal een afgeronde MBO+ opleiding.
– ruime ervaring met zowel individuele als teamondersteuning.
– een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
– een goede beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift.
– het CV moet volledig in het Nederlands zijn en maximaal 5 pagina's.
– ruime ervaring met projectadministratiesystemen (zoals MS Dynamics) en CRM systemen (zoals Vizier en Salesforce.com)