Projectsecretaris

Omschrijving

Omschrijving van de opdracht

Projectsecretaris (32 – 36 uur)

Locatie: Den Haag (en thuis)
Startdatum: 1 april 2023
Einddatum: 30 juni 2023
Optie op verlenging: ja, tot max van 3 jaar
Uren per week: 32 – 36 uur
ZZP mogelijk: Ja

Sluitingsdatum: 22 maart 2023 om 09:00 uur

Als projectsecretaris Dienstverlening ben je verantwoordelijk voor ondersteuning van één of meerdere projecten in het Dienstverleningsdomein. De projectsecretaris rapporteert daarbij aan de projectleider en manager.

Je bent verantwoordelijk voor de ondersteuning van de innovatiegroep Service. Dit zijn pilotgemeenten, hun leveranciers, partners (MijnOverheid, A&O fonds, Dimpact) en een multidisciplinaire team van experts vanuit de VNG met o.a. architecten, businessanalis, juristen, beleid en het leveranciersmanagement. Je bent de spin in het web waar je regie en samenhang houdt en zelfstandig je eigen projecten trekt. Daarnaast zijn veel contacten met de (in)betrokkenen vanuit de pilotgemeenten en hun leveranciers. Je trekt volwaardig op met de projectleider.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

• Verantwoordelijk voor de ondersteuning van één of meerdere projecten in het Dienstverleningsdomein, met een primaire focus op het project Service.
• Je vindt het leuk om als een spin in het web te opereren en houdt ervan om veel verschillende taken uit te voeren. Zo organiseer je netwerkbijeenkomsten voor gemeenten, bereid je gesprekken met de rijksoverheid of andere partners voor en houdt je bij wat de prioriteiten van het team zijn. Als projectsecretaris ondersteun je het team in dit proces.
• Jij zorgt er samen met de projectleider voor dat het werk goed wordt verdeeld en aan alle acties wordt gedacht.
• Jij zorgt voor het opstellen van de activiteitenplanning en realisatie van events;
• Bewaakt de uitvoering van de acties binnen de kaders van het project;
• Ondersteunt de projectleider bij de voortgangrapportages, administratie en overleggen;
• Je beantwoord vragen van gemeenten en aanbieders, je bent verantwoordelijk voor de voorbereiding, opvolging en uitvoering van de afspraken met leveranciers en gemeenten en zorgt voor een heldere communicatie naar gemeenten en aanbieders.
• Je vindt het leuk om voor externen als vraagbaak te fungeren.

Resultaat van de opdracht

Het ondersteunen van het projectteam in hun proces en organisatie binnen dienstverleningsprojecten. Te starten met het project Samenwerking overheidsportalen, waarin gemeenten met andere overheden en ketenpartners hun dienstverlening aan burgers & ondernemers verbeteren.

Gevraagde kennis en expertise

Eisen`

HBO werk -en denkniveau
Minimaal 5 jaar werkervaring in een (project) ondersteuningsfunctie binnen 2 verschillende organisaties (benoemen in cv)
Minimaal 3 jaar werkervaring in een secretariële-, project ondersteuning en coördinerende rol of vergelijkbare rol met lokaal bestuur en kennis van de rijksoverheid.
Minimaal 3 jaar werkervaring in een secretariële-, project ondersteuning en coördinerende rol of vergelijkbare rol bij een of een soortgelijke organisatie in het openbaar bestuur.
Kennis van en werkervaring met Office365, MSTeams, Sharepoint en Trello
We gaan uit van gebruik van eigen telefoon en laptop (in geval van zzp'er).

Wensen

Ervaring binnen bestuurlijke en politieke organisaties
Ervaring met projectondersteuning, secretariële- of coördinerende rol bij een organisatie in het openbaar bestuur

Competenties

De functie vereist de volgende competenties, die worden getoetst in de (eventuele) gespreksronde:

o Resultaatgericht
o Goed in prioriteiten stellen
o Proactief
o Goede planning en organisatie vaardigheden
o Sturing geven aan verschillenden disciplines
o Uitstekende Nederlandse taalvaardigheid in woord en geschrift
o Je hebt ervaring met, gevoel voor en interesse in bestuurlijke/politieke verhoudingen
o Accuraat
o Anticiperen
o Flexibiliteit
o Klantgerichtheid
o Plannen en organiseren
o Samenwerken
o Gevoel voor en interesse in bestuurlijke en politieke verhoudingen.