Specialist Ondersteuning

Omschrijving

Informatieafdeling:
De afdeling Projecten kent een sterk groeiende portfolio van grote projecten die essentieel zijn om de energietransitie te kunnen samenstellen. Om als een krachtige eenheid klaar te zijn voor onze toekomstige opgave zijn wij bezig met een complexe transformatie. Waarbij wij vele nieuwe collega's verwelkomen en gelijktijdig ons vermogen om al deze projecten te kunnen vergroten. Om dit te vervangen is begin 2022 een nieuwe organisatiestructuur neergezet.

Wat doe je als Specialist Ondersteuning?
Als Specialist Ondersteuning ondersteun je de leads/de projectteams/projectleiders bij het beheren van procedures en de minimaal vereiste gegevens; het voert van wettelijke regelingen uit en het levert informatie aan interne en externe belanghebbenden, waardoor het projectteam optimaal te ontzorgen. Daarnaast ben je pro-actief bij ondersteunende en voorbereidende werkzaamheden.

Je belangrijkste werkzaamheden zijn het:
• Ondersteunen van de leads/projectleiders/projectteamleden op hun toezicht;
• Plannen, organiseren en voorbereiden van interne en externe observatie, indien gewenst inclusief verslaglegging en bewaking van voortgang/actiepunten;
• Verantwoordelijk voor coördinatie en mede-opstellen van specifieke documenten, zoals vooraf bepaalde besluitvormingsnotities en tijdlijndocumenten (ten behoeve van de projectverantwoording).
• Verzorgen van inkomende/uitgaande correspondentie;
• Mede verzorgen en optimaliseren van een goed lopend projectsecretariaat;
• Archiveren van projectdocumentatie zowel schriftelijk als digitaal (webbased SharePoint/ Meridian/Relatics);
• Verwerking en distributie van projectinformatie aan belanghebbenden van de projecten;
Maakt deel uit van en werkt nauw samen met het team, While assisteer je indien nodig ongevraagd je collega tijdens drukke periodes;
• Je beheert als een echte 'spin in het web' binnen de projecten.

Wat verwachten we van jou?
• Je hebt aantoonbaar HBO werk- en denkniveau en minimaal een afgeronde, relevante MBO opleiding;
• Je bent in staat de hoofdzaken van de bijzaken te onderscheiden en de zekerheid van de Leads, projectleider(s), overige projectteamleden én van jezelf te stellen;
• Je hebt vertrouwen in je eigen kwaliteiten, bent zelfstandig en proactief te functioneren, de zaken juist te beoordelen, mee te denken en zelf te plannen en te organiseren (co-managen);
• Kernwoorden voor jou zijn; samenwerken (een echte teamplayer), zorgvuldigheid, plannen en organiseren, to-the-point, resultaat- en consequent, hands-on mentaliteit;
• Je hebt analytisch vermogen; uitgaande relevante informatie, ordent dit, legt verbanden, trekt hieruit conclusies en legt deze schriftelijke vast. Je kunt praktijkvoorbeelden bijdragen die dit aantonen;
• Je hebt affiniteit met een (elektro)technische omgeving (en concepten) en je hebt bij voorkeur ervaring met het werken in (technische) infrastructurele projecten;
• Je beheerst over goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, goede beheersing van de Engelse taal en beheerst het Nederlands uitstekend.
• Je hebt kennis van en ervaring met Microsoft Office en kunt je andere systemen snel eigen maken, kennis van Meridian en/of Sharepoint is een pré;
Mensen om heen jou omschrijven jou als een gedreven, positief gestarte 'spin in het web', die plezier haalt uit de algehele ondersteuning van projectmanagement;
• Je bent voorbereid op het werk binnen Nederland te reizen.

NB: