Interim Processpecialist Financiële & Projectadministratie

Aanleiding

Perspectief FA
De Dienst Financiële en Economische Zaken (DFEZ) heeft op basis van een aantal Lean sessies het programma “Accounting manual” gedefinieerd.
Dit programma vangt een pakket aan projecten dat gezamenlijk moet leiden tot wat bekend staat als “handboek FA”.
In die projecten wordt onder meer de beschrijving, vastlegging van de processen van team Grootboek benoemd.
Door de processen van Grootboek te beschrijven, worden de inzichten, kennis en werkwijzen die in de hoofden van de medewerkers zitten, ontsloten.
De uitkomst kan worden gebruikt voor verdere doorontwikkelingen van de processen, voor inregelen van back up en vervanging. Maar het helpt ook bij het opzetten van een zogenaamde ‘fit-gap” analyse, gericht op de vervanging van het huidige Oracle pakket.

Perspectief PA
Vanuit het verleden en de huidige organisatorische inrichting van de afdeling projectadministratie binnen de dienst Financiële en Economische Zaken (DFEZ), zijn de werkprocessen, die in de basis hetzelfde beogen, op velerlei wijzen ingevuld. Naast het gebruik van een standaard systeem en daarmee een deels gestandaardiseerde manier van werken, zijn veel verschillende work-arrounds ontstaan om vanuit daar de lokale informatiebehoefte (op faculteits- & capgroep niveau) rond projectbeheersing te voorzien.
Door de processen (werkwijze) van de Projectadministratie te beschrijven, worden de bestaande inzichten, kennis en werkwijzen, ontsloten.
De uitkomst kan worden gebruikt voor verdere doorontwikkelingen van de processen, voor inregelen van back up en vervanging. Maar het helpt ook bij het opzetten van een zogenaamde ‘fit-gap” analyse, gericht op de vervanging van het huidige Oracle pakket.

Doel
Met het project “beschrijving processen van Grootboek en PA processen” moet een overzichtelijke set van beschrijvingen ontstaan van de processen die vanuit het team Grootboek worden uitgevoerd en die vanuit de PA worden uitgevoerd.
Dit dient in een gestandaardiseerd format plaats te vinden dat tevens geschikt is voor de beschrijving van alle andere processen binnen FA en PA (DZEF proof)

Aanpak
De consultant inventariseert op hooflijnen van welke processen er binnen grootboek en PA sprake is. Dit vindt bij voorkeur plaats door interviews binnen het team van Grootboek en PA. Vervolgens worden de processen één voor één verder doorgelicht en uitgeschreven volgens een vast te stellen format. Project uitvoerder zal een voorstel format ter goedkeuring voorleggen aan de opdrachtgever (Manager Finance, back up: Manager PA).
De aanpak zal volgens de Lean methodiek plaatsvinden. Daarbij dient dan ook de A3 gevuld te worden door de consultant.

Functieprofiel en vaardigheden

• HBO werk en denkniveau
• Verstand van en ervaring met financiële proces inrichting en beschrijving maken
• Pragmatisch in aanpak
• In staat om gericht door te vragen,
• Organisatie en omgevingsbewust (politieke sensitiviteit)
• Verstand van geautomatiseerde systemen en processen
• Secuur
• Standvastig
• Doortasten bij individuele weerstand.

Een persoonlijke motivatie maakt onderdeel uit van de selectie criteria.

Deze opdracht heeft een uiterste reactiedatum om meegenomen te worden in de procedure. Deze datum is: maandag 07 oktober 2019

Deze opdracht / vacature is verlopen. Bekijk onze actuele lijst met opdrachten / vacatures of maak een job alert aan en ben nooit meer te laat.