Secretaresse (tijdelijk)

Omschrijving

Inhuur opdracht / Tijdelijke opdracht:

Opdracht: Secretaresse (28 – 32 uur)

Locatie: Eindhoven
Startdatum: zsm
Einddatum: 28 juni 2024
Optie op verlenging: ja
Uren per week: 28 – 32 uur
ZZP mogelijk: Nee (uitzend)

Sluitingsdatum: 4 juni 2023 om 16:00 uur

Wij zijn op zoek naar een Secretaresse Ruimtelijke Uitvoering

Jij ontzorgt en ondersteunt de acht afdelingshoofden van de sector Ruimtelijke Uitvoering bij hun dagelijkse gang van zaken. Dit doe je zowel op secretarieel vlak als ook administratief.
Je beheert de complexe agenda’s, maakt en verzet afspraken, waarbij je prioriteert om ad hoc situaties op te lossen;
Je zorgt voor de nauwkeurige planning en voorbereiding van de agenda van de afdelingshoofden;
Je zorgt voor de telefoonbeantwoording van de afdelingshoofden;
Je maakt afspraken voor de afdelingen, waar meerdere collega’s bij betrokken zijn;
Je organiseert in logistieke zin vergaderingen, draagt zorg voor het regelen van de locatie en benodigde faciliteiten;
Je organiseert bijeenkomsten, borrels, uitjes en jubilea;
Je doet bestellingen voor bijvoorbeeld gebak, bloemen, lunches en beheert de NS Business Cards.
Je bent vraagbaak van alle collega’s, tevens telefonisch.
Je doet verbetervoorstellen voor administratieve procedures en processen, aan het secretariaat, zodat het werk efficiënter en overzichtelijker wordt.

FUNCTIE EISEN- WENSEN:

Je hebt een afgeronde studie op mbo-4 niveau;
Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring als secretaresse en draait je hand niet om voor complex agendabeheer voor meerdere afdelingshoofden;
Secretaresse ervaring binnen een grote organisatie
Je beheerst de Nederlandse taal zowel in woord als geschrift uitstekend;
Je bent handig in het gebruik van moderne kantoorapplicaties, zoals MS Teams, Outlook, One Note;
Je bent service- en resultaatgericht en bent pas tevreden als jouw inspanningen ervoor hebben gezorgd dat je afdelingshoofden zich kunnen focussen op de hoofdzaken in plaats van de bijzaken;
Je werkt graag samen met anderen en bent collegiaal en flexibel.
Graag een motivatie toevoegen wat je komt brengen/toevoegen in deze rol!
Je zal op uitzendbasis worden ingehuurd.

Er kan deels worden thuisgewerkt in deze rol echter in overleg met de andere secretaresses. Wel graag het merendeel van de dagen aanwezig op kantoor. Geen specifieke voorkeur voor bepaalde werkdagen

Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie.