Managementondersteuner (tijdelijk)

Omschrijving

Inhuuropdracht:

Opdracht: Managementondersteuner (tijdelijke opdracht, 5 maanden)

Locatie: Regio Rijswijk / remote
Startdatum: z.s.m.
Duur: 01 sept 2022
Optie op verlenging: ja, 1 maand
Uren per week: 28 – 32 uur uur
ZZP mogelijk: ja

Reageren voor 22 mei, 16.00u.

Omschrijving:

Opdracht
De gemeente is tijdelijk op zoek naar een managementondersteuner voor het Bestuurssecretariaat.

Wat ga je doen
Als medewerker directie- en bestuurssecretariaat kom je te werken bij afdeling Concernstaf, waar je samen met vijf collega’s het secretariaat van de directie- en collegeleden vormt. Je ondersteunt binnen het team verschillende collega’s met het werk voor directie en wethouders.

We zoeken een representatieve, betrouwbare, flexibele en dienstverlenende medewerker, die goed kan luisteren, open communiceert, goed past in het bestaande team en een proactieve werkhouding heeft.

Je werkzaamheden bestaan onder meer uit:

Complex agendabeheer: niet alleen het inplannen van de afspraak maar ook alle faciliteiten rondom de afspraak organiseren. Het is jouw verantwoordelijkheid dat de dag van de gemeentesecretaris, directeur en wethouders van A tot Z klopt;
Verbanden leggen tussen de e-mail en de agenda en hier naar handelen;
Op verzoek verstrek je informatie en/of verwijs je door. Je bent hierin kritisch en je kunt een goede inschatting maken van de wijze waarop een verzoek moet worden afgehandeld;
Meelezen en anticiperen op e-mail van de gemeentesecretaris, directeur en wethouders;
Voorbereiden van overleggen, completeren vergaderstukken, attenderen op aandachtspunten;
Bewaken van de voortgang van inhoudelijke onderwerpen;
Je bent het eerste aanspreekpunt voor mensen van binnen en buiten de organisatie;
Alle andere voorkomende secretariële taken.

Functie eisen (vereiste kennis, vaardigheden, competenties):

Vereisten

‘Bring your own device’ is van toepassing.
Beschikbaarheid op dinsdag (6 uren), donderdag (4 uren) en vrijdag (6 uren);

Wensen

Afgeronde MBO niveau 4 opleiding in secretariële richting
Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als Secretariaat Medewerker binnen een gemeentelijke organisatie in de afgelopen 7 jaar
Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer (het inplannen van de afspraken maar ook alle faciliteiten rondom de afspraken organiseren) in de afgelopen 3 jaar
Aantoonbare werkervaring met archiverings- en documentatietechnieken in Zaaksysteem en Notubiz;
Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en schrift;
Vaardigheid met officepakket en Office365;
Vaardigheid in het omgaan met vertrouwelijke informatie;
Vaardigheid in het aanvoelen van wat je wel/niet moet doen;
Vaardigheid in het te woord staan van derden en het afhandelen van vragen of doorverwijzen;
Communiceert open, kan goed luisteren en is proactief;
Vaardigheid in het omgaan met vertrouwelijke informatie;
Vaardigheid in het te woord staan van derden en het afhandelen van vragen of doorverwijzen;
Communiceert open, kan goed luisteren en is proactief.