Secretaresse (tijdelijk)

Ben jij een enthousiaste managementassistent, de duizendpoot die onze afdeling komt versterken?

Vanwege wisselingen op het secretariaat is de afdeling op zoek naar versterking.

Het secretariaat van de afdeling Mobiliteit en Milieu, bestaande uit 2 secretaresses, ondersteunt het afdelingshoofd en de twee teamleiders. Daarnaast kunnen collega's vanuit de afdeling bij jou terecht met allerhande vragen.

• Mail- en agendabeheer is een essentieel onderdeel van je werk. Je leest en denkt mee, participeert en acteert daarop.
• Je voert de regie over de agenda van het afdelingshoofd en de teamleiders. Wekelijks hebben jullie agendaoverleg.
• Je verwerkt op juiste wijze post, mail, klantvragen en correspondentie zodanig dat deze tijdig en correct verzonden worden.
• Je bereidt op eenduidige wijze (staf)vergaderingen voor: agenda's maken, stukken verzamelen en distribueren in IBABS en notuleren van de vergaderingen, actie- en besluitenlijsten opstellen. Je bewaakt de voortgang van de actiepunten. Je beheert en reserveert ook de vergaderruimtes van de afdeling, organiseert het afdelingsoverleg en andere personele bijeenkomsten zoals jubilea en afscheid. 
• Je zorgt voor administratieve ondersteuning, documentbeheer en maakt inkooporders aan.

Je komt te werken in een team met collega-secretaresse waar zelfstandig werken en een collegiale werksfeer centraal staan. Bij afwezigheid van collega's vervang je elkaar waar mogelijk.
Je wordt voor de dagelijkse gang van zaken en op inhoudelijk gebied aangestuurd door het afdelingshoofd.

  

FUNCTIE EISEN / -WENSEN:

We zoeken jou!

Je hebt minimaal een MBO werk- en denkniveau en een secretariële opleiding. Je beschikt over minimaal 5 jaar of meer werkervaring in een secretariële/ondersteunende functie. Kennis van complex agendabeheer, Teams, Outlook, Sharepoint, IBABS en nieuwe programma’s maak je snel eigen.

Naast je vriendelijke persoonlijkheid herken jij jezelf in de volgende competenties: samenwerken, klantgerichtheid, communicatieve vaardigheden en aanpassingsvermogen. De volgende trefwoorden zijn zeker van toepassing: zelfstandig, (pro-)actief, accuraat en stressbestendig.
Je hebt een uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal. Je onderhoudt contacten met externe partijen en interne netwerken.

Het ondersteunen en faciliteren van anderen is je talent. Hierdoor maak je het voor de collega’s en de afdeling mogelijk om succesvol te zijn.

De gesprekken voor de opdracht worden gepland op 11 en 16 januari 2023 en vinden plaats op locatie. Wij verzoeken je vriendelijk hier reeds rekening mee te houden.

Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie en onderbouwing. 

Geef ook in je CV het volgende aan:

Datum beschikbaarheid;
Hoeveel uur per week;
Vakanties of eventuele belemmeringen;
(concreet) Lopende sollicitaties/intakes;
Vakantie;
Uurtarief ex BTW, inclusief reis- en verblijfkosten of Salarisindicatie.

Deze opdracht heeft een uiterste reactiedatum om meegenomen te worden in de procedure. Deze datum is: zondag 01 januari 2023

Deze opdracht / vacature is verlopen. Bekijk onze actuele lijst met opdrachten / vacatures of maak een job alert aan en ben nooit meer te laat.