Omschrijving
Hybride (in overleg met het team)
Vaste kantoordag (Dinsdag)
Wegens ziekte van de huidige medewerker zoeken we tijdelijke vervanging, met name ter ondersteuning van de secretaris-directeur. Voor een kandidaat die bijvoorbeeld ervaring heeft als griffie-medewerker, bestaat de mogelijkheid om intern door te groeien naar een functie ter ondersteuning van de besluitvorming door het collega en het algemeen bestuur.
Wat je gaat doen
Secretarieel-administratieve werkzaamheden
- Coördineert de secretarieel-administratieve werkzaamheden voor directeur, collegeleden en secretaris-directeur.
- Beheert de agenda van directeur, collegeleden en secretaris-directeur en bewaakt het nakomen van de gemaakte afspraken.
- Behandelt inkomende telefoongesprekken en verbindt door naar directeur en/of collegeleden en secretaris-directeur of verwijst door naar andere personen.
- Toetst kwaliteit qua vorm en taal van uitgaande brieven die ter ondertekening worden aangeboden.
- Concipieert op globale aanwijzing van directeur en/of collegeleden en secretaris-directeur brieven en legt uitgaande brieven voor ter ondertekening.
- Verstrekt informatie en/of vraagt informatie op voor directeur en/of collegeleden en secretaris-directeur.
- Typt vertrouwelijke/politiek gevoelige correspondentie en bescheiden en zorgt voor verdere afhandeling.
Organiseren en voorbereiden van vergaderingen
- Voert overleg met directeur collegeleden en secretaris-directeur ter voorbereiding op vergaderingen, doet voorstellen voor aanvullende informatie op grond van kennis vanuit andere invalshoeken.
- Verzamelt voor verschillende overlegplatforms vergaderstukken, stelt de agenda op in overleg met het directeur en/of collegeleden en secretaris-directeur.
- Verzorgt de verslaglegging en handelt de vergaderingen administratief af.
- Reserveert vergaderruimten en facilitaire voorzieningen.
FUNCTIE-EISEN / -WENSEN:
Wat maakt jou succesvol?
- Minimaal MBO niveau 4 op secretarieel gebied opgedaan door werkervaring en/of een afgeronde HBO opleiding.
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse in een politiek bestuurlijke omgeving (met name ervaring bij overheidsorganisaties zoals gemeenten etc.).
Competenties
- Klantgerichtheid
- Organiserend vermogen
- Samenwerken
- Nauwkeurig
- Resultaatgericht en doortastend
- Schriftelijk en mondeling communicatief
- Organisatiesensitief
Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie en onderbouwing.
Geef ook in je CV het volgende aan:
Datum beschikbaarheid;
Hoeveel uur per week;
Vakanties of belemmeringen;
(concreet) Lopende sollicitaties/intakes;
Vakantie;
Uurtarief ex BTW, inclusief reis- en verblijfkosten of Salarisindicatie.
Deze opdracht heeft een uiterste reactiedatum om meegenomen te worden in de procedure. Deze datum is: donderdag 19 januari 2023
Deze opdracht / vacature is verlopen. Bekijk onze actuele lijst met opdrachten / vacatures of maak een job alert aan en ben nooit meer te laat.
Vacature categorieën
Klik op de categorie om u in te schrijven voor de betreffende job alert.